Bekerja pada
perusahaan dengan ruangan kantor yang besar dengan beberapa ruangan yang dapat
memfasilitasi karyawan dalam bekerja adalah idaman semua perusahaan dan
karyawan.
Bagi perusahaan
besar, hal ini tidak akan menjadi masalah bahkan menjadi salah satu tolok ukur
kesuksesan perusahaan. Namun bagaimana dengan perusahaan perintis atau
perusahaan dengan modal kecil sehinggal hanya mempunyai kantor dengan ruangan
kecil atau bahkan belum mempunya kantor untuk melakukan meeting. Sedangkan meeting begitu penting dan harus
dilakukan apalagi yang berhubungan dengan klien bisnis.
Solusinya adalah
dengan menyewa ruang meeting. Meeting tidak dilakukan setiap hari, oleh karena
itu menyewa tempat meeting merupakan solusi murah daripada harus memaksakan
mendirikan sebuah kantor kecil dengan memaksakan kesediaan ruangan meeting.
Pada dasarnya
sewa ruang meeting tidak hanya dibutuhkan oleh para freelancer atau pebisnis
rintisan yang belum mempunyai kantor, perusahaan dengan kantor dan ruang meeting
lengkap dengan fasilitasnya pun sering mengadakan meeting diluar kantor.
Tujuannya adalah agar mendapatkan suasana yang berbeda sehingga dapat membuat
hasil meeting pun dapat lebih baik lagi. Sewa ruang meeting pun dilakukan oleh
mahasiswa, meeting panitia kegiatan, pekerjaan yang berhubungan dengan proyek,
dan lain sebagainya. Ruang meeting di tempat yang berbeda dari biasanya dapat
membangkitkan semangat kerja bagi para karyawan sehingga kasil yang optimal
bisa didapatkan.
Lalu bagaimana
memilih ruang meeting yang akan disewa?
Berikut beberapa
tips yang bisa diperhatikan dalam menyewa ruang meeting;
Meeting dalam jumlah kecil, 3-5
orang dengan klien atau dengan rekan kerja, sewa ruang meeting di coworking
space adalah pilihan terbaik. Mengapa? Selain harga sewanya yang cukup murah,
fasilitas standar seperti proyektor, internet, papan tulis hingga
printer/scanner pun tersedia sehingga jalannya meeting tidak terganggu oleh
hal-hal teknis. Pengelola pun biasanya menyediakan paket-paket penyewaan dengan
memasukkan menu makanan didalamnya. Sangat efisien dan praktis, sehingga focus
utama pada tema meeting tidak terganggu.
Meeting dalam jumlah sedang dan
besar, dengan peserta meeting 10-15 orang, dapat menyewa ruang meeting pada
virtual office. Virtual office menyediakan ruang meeting dengan kapasitas yang
lebih luas dengan harga sewa yang tidak terlalu mahal.
Jika peserta meeting dalam
jumlah besar 15-30 orang, sewa ruang meeting yang paling memungkinkan adalah di
hotel namun bukan ball room. Meeting dengan peserta sebanyak ini biasanya
memakan banyak waktu sehingga membutuhkan konsentrasi dan waktu istirahat.
Sehingga hotel merupakan pilihan yang tepat karena hotel biasanya menyediakan
beberapa paket meeting room dengan termasuk didalamnya dalah makan siang dan
snack. Hal ini akan cukup bisa mengontrol peserta meeting.
Peserta meeting diatas 30 orang
membutuhkan ruang meeting yang besar. Selain ball room hotel, peserta meeting
dapat memilih menyewa ruang meeting di pinggir kota atau di kafe dengan suasana
yang lebih segar.
Namun dari
kriteria sewa ruang meeting yang disebutkan diatas, bagaimana bisa menentukan
tempat, fasilitas dan harga sewa yang tepat? Mencari pengelola sewa ruang
meeting yang baik merupakan hal yang tidak terlalu sulit. Informasi ini bisa didapatkan
dari rekomendasi rekan kerja atau orang lain yang pernah mengguakan suatu
layanan sewa ruang meeting. Atau bisa didapatkan melalui iklan media sosial.
Namun agar hasil lebih maksimal, ada beberapa hal yang harus dipertimbangkan
dalam memilih penyewaan ruang meeting yang tepat sebagai berikut;
Catat beberapa pilian tempat
sewa ruang meeting yang dan lakukan survey. Walaupun hanya melakukan meeting
kecil, tidak ada salahnya melihat langsung ruang meeting yang akan disewa
sehingga bisa langsung memenuhi ekspektasi peserta meeting. Saat survey juga
bisa dipastikan fasilitas dan desain ruang meeting yang diinginkan dan
mencocokan dengan harga yang ditawarkan dengan yang diinginkan.
Pastikan fasilitas yang
diinginkan bisa disediakan oleh pengelola sewa ruang meeting. Fasilitas yang
tidak sesuai dengan kebutuhan meeting dapat menghambat jalannya meeting dan ini
sangat mengganggu.
Harga sewa ruang meeting juga
ditentukan oleh berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyewa ruang meeting
tersebut. Jika waktu yang dibutuhkan untuk meeting dirasa tidak lama, pastikan
peserta meeting untuk datang tepat waktu agar meeting dapat dilakukan dengan
tepat waktu. Dihentikannya meeting karena waktu yang ditetapkan sudah habis
sangat mengganggu kondisi meeting. Biasanya pengelola mengenakan biaya
kelebihan waktu yang justru menjadikan harga sewa lebih mahal.
Desain interior juga harus
diperhatikan dalam menyewa ruang meeting sesuai suasana yang diinginkan oleh
peserta meeting, baik itu formal atau informal. Hal ini bisa ditentukan dari
pilihan meja dan kursi, posisi peserta, ornamen dalam ruangan, alat tulis, dan
sebagainya.
Kembali ditekankan pada biaya
yang harus dikeluarkan untuk menyewa ruang meeting harus sesuai dengan hasil
yang akan didapat. Menyewa ruang meeting dengan fasilitas lengkap dan durasi
yang lama hanya untuk membicarakan hal yang tidak berhubungan dengan kerja
hanya membuang waktu, tenaga dan biaya.
Dari penjelasan
diatas dapat disimpulkan bahwa menyewa ruang meeting membutuhkan rincian yang
tepat agar semua kebutuhan dalam melakukan meeting bisa terpenuhi. Kesalahan
dalam memperhitungkan rencana meeting dan sea ruang meeting akan sangat
merugikan banyak pihak terutama perusahaan jika hasil yang ingin diraih tidak
maksimal. Sehingga kesalahan dalam pemilihan tempat sewa ruang meeting harus
dihindari. Pemilihan sewa ruang meeting yang tepat menunjang hasilnya ingin
diraih dalam meeting tersebut.
