Tempat Sewa Ruang Meeting Untuk Bisnis

Bekerja pada perusahaan dengan ruangan kantor yang besar dengan beberapa ruangan yang dapat memfasilitasi karyawan dalam bekerja adalah idaman semua perusahaan dan karyawan.

Bagi perusahaan besar, hal ini tidak akan menjadi masalah bahkan menjadi salah satu tolok ukur kesuksesan perusahaan. Namun bagaimana dengan perusahaan perintis atau perusahaan dengan modal kecil sehinggal hanya mempunyai kantor dengan ruangan kecil atau bahkan belum mempunya kantor untuk melakukan meeting.  Sedangkan meeting begitu penting dan harus dilakukan apalagi yang berhubungan dengan klien bisnis.

Solusinya adalah dengan menyewa ruang meeting. Meeting tidak dilakukan setiap hari, oleh karena itu menyewa tempat meeting merupakan solusi murah daripada harus memaksakan mendirikan sebuah kantor kecil dengan memaksakan kesediaan ruangan meeting.

Pada dasarnya sewa ruang meeting tidak hanya dibutuhkan oleh para freelancer atau pebisnis rintisan yang belum mempunyai kantor, perusahaan dengan kantor dan ruang meeting lengkap dengan fasilitasnya pun sering mengadakan meeting diluar kantor. Tujuannya adalah agar mendapatkan suasana yang berbeda sehingga dapat membuat hasil meeting pun dapat lebih baik lagi. Sewa ruang meeting pun dilakukan oleh mahasiswa, meeting panitia kegiatan, pekerjaan yang berhubungan dengan proyek, dan lain sebagainya. Ruang meeting di tempat yang berbeda dari biasanya dapat membangkitkan semangat kerja bagi para karyawan sehingga kasil yang optimal bisa didapatkan.

Lalu bagaimana memilih ruang meeting yang akan disewa?

Berikut beberapa tips yang bisa diperhatikan dalam menyewa ruang meeting;

Meeting dalam jumlah kecil, 3-5 orang dengan klien atau dengan rekan kerja, sewa ruang meeting di coworking space adalah pilihan terbaik. Mengapa? Selain harga sewanya yang cukup murah, fasilitas standar seperti proyektor, internet, papan tulis hingga printer/scanner pun tersedia sehingga jalannya meeting tidak terganggu oleh hal-hal teknis. Pengelola pun biasanya menyediakan paket-paket penyewaan dengan memasukkan menu makanan didalamnya. Sangat efisien dan praktis, sehingga focus utama pada tema meeting tidak terganggu.

Meeting dalam jumlah sedang dan besar, dengan peserta meeting 10-15 orang, dapat menyewa ruang meeting pada virtual office. Virtual office menyediakan ruang meeting dengan kapasitas yang lebih luas dengan harga sewa yang tidak terlalu mahal.

Jika peserta meeting dalam jumlah besar 15-30 orang, sewa ruang meeting yang paling memungkinkan adalah di hotel namun bukan ball room. Meeting dengan peserta sebanyak ini biasanya memakan banyak waktu sehingga membutuhkan konsentrasi dan waktu istirahat. Sehingga hotel merupakan pilihan yang tepat karena hotel biasanya menyediakan beberapa paket meeting room dengan termasuk didalamnya dalah makan siang dan snack. Hal ini akan cukup bisa mengontrol peserta meeting.

Peserta meeting diatas 30 orang membutuhkan ruang meeting yang besar. Selain ball room hotel, peserta meeting dapat memilih menyewa ruang meeting di pinggir kota atau di kafe dengan suasana yang lebih segar.

Namun dari kriteria sewa ruang meeting yang disebutkan diatas, bagaimana bisa menentukan tempat, fasilitas dan harga sewa yang tepat? Mencari pengelola sewa ruang meeting yang baik merupakan hal yang tidak terlalu sulit. Informasi ini bisa didapatkan dari rekomendasi rekan kerja atau orang lain yang pernah mengguakan suatu layanan sewa ruang meeting. Atau bisa didapatkan melalui iklan media sosial. Namun agar hasil lebih maksimal, ada beberapa hal yang harus dipertimbangkan dalam memilih penyewaan ruang meeting yang tepat sebagai berikut;

Catat beberapa pilian tempat sewa ruang meeting yang dan lakukan survey. Walaupun hanya melakukan meeting kecil, tidak ada salahnya melihat langsung ruang meeting yang akan disewa sehingga bisa langsung memenuhi ekspektasi peserta meeting. Saat survey juga bisa dipastikan fasilitas dan desain ruang meeting yang diinginkan dan mencocokan dengan harga yang ditawarkan dengan yang diinginkan.

Pastikan fasilitas yang diinginkan bisa disediakan oleh pengelola sewa ruang meeting. Fasilitas yang tidak sesuai dengan kebutuhan meeting dapat menghambat jalannya meeting dan ini sangat mengganggu.

Harga sewa ruang meeting juga ditentukan oleh berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyewa ruang meeting tersebut. Jika waktu yang dibutuhkan untuk meeting dirasa tidak lama, pastikan peserta meeting untuk datang tepat waktu agar meeting dapat dilakukan dengan tepat waktu. Dihentikannya meeting karena waktu yang ditetapkan sudah habis sangat mengganggu kondisi meeting. Biasanya pengelola mengenakan biaya kelebihan waktu yang justru menjadikan harga sewa lebih mahal.

Desain interior juga harus diperhatikan dalam menyewa ruang meeting sesuai suasana yang diinginkan oleh peserta meeting, baik itu formal atau informal. Hal ini bisa ditentukan dari pilihan meja dan kursi, posisi peserta, ornamen dalam ruangan, alat tulis, dan sebagainya.

Kembali ditekankan pada biaya yang harus dikeluarkan untuk menyewa ruang meeting harus sesuai dengan hasil yang akan didapat. Menyewa ruang meeting dengan fasilitas lengkap dan durasi yang lama hanya untuk membicarakan hal yang tidak berhubungan dengan kerja hanya membuang waktu, tenaga dan biaya.

Dari penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa menyewa ruang meeting membutuhkan rincian yang tepat agar semua kebutuhan dalam melakukan meeting bisa terpenuhi. Kesalahan dalam memperhitungkan rencana meeting dan sea ruang meeting akan sangat merugikan banyak pihak terutama perusahaan jika hasil yang ingin diraih tidak maksimal. Sehingga kesalahan dalam pemilihan tempat sewa ruang meeting harus dihindari. Pemilihan sewa ruang meeting yang tepat menunjang hasilnya ingin diraih dalam meeting tersebut.